امیر به هیچ‌وجه قصد نداشت که رئیسش این ایمیل را ببیند.
دقیقا بعد از برگزاری جلسه‌ی کل تیم با مدیر، امیر به خاطر اینکه نادیده انگاشته شده بود رنجیده خاطر بود. در ایمیلی برای همکار مورد اعتمادش نوشت : « قسم می‌خورم هر چیزی که از طرف “افراد موردعلاقه‌اش” نباشد را رد می‌کند.» ؛ «خسته‌کننده است که مدام بخواهی ثابت کنی شایستگی حضور داری.»
سپس دکمه ارسال را زد و لحظاتی بعد متوجه شد که به اشتباه رئیسش را در CC قرار داده است! و دیگر امکان بازگرداندن ایمیل وجود نداشت.
پاسخی فوری دریافت نکرد. هیچ بحثی پیش نیامد. اما در طول هفته بعد، امیر از یک جلسه مهم با مشتری حذف شد؛ سپس جلسه دیگری. جلسه هفتگی او با رئیسش ناگهان لغو شد. وقتی بالاخره با او صحبت کرد، رئیسش کوتاه پاسخ می‌داد و کم‌تر تماس چشمی برقرار می‌کرد. امیر می‌دانست که با بی‌دقتی و عدم کنترل احساساتش، خطایی مرتکب شده است. او اعتماد بین خود و مدیرش را خدشه‌دار کرده بود و حالا باید آن را ترمیم می‌کرد.
همه ما نیز در معرض چنین اشتباهی قرار داریم. برای بازسازی رابطه با مدیرمان می‌توانیم این مراحل را دنبال کنیم :
1- پیش از واکنش، قدری تأمل کنیم.
عذرخواهی یا مواجهه سریع بدون درک کامل موضوع می‌تواند وضعیت را بدتر کند. مهم است که لختی به چگونگی وقوع اشتباه، نقش احساساتمان و نحوه درک رفتارمان فکر کنیم. درک کامل موقعیت پیش از تصمیم‌گیری برای گام بعدی کلیدی است.
از خود بپرسیم: چرا این‌قدر ناامید شدم؟ حقایقی که منجر به این اشتباه شدند چه بودند؟ چه کار متفاوتی می‌توانستم انجام دهم؟ رفتار دقیقی که باعث تنش شد را شناسایی کنیم و ببینیم آیا رئیس‌مان نیز همین برداشت را دارد یا خیر.
امیر بلافاصله فهمید که اشتباه کرده است. اما به جای عجله برای عذرخواهی، زمان گذاشت تا نه تنها درباره اشتباه در ارسال ایمیل بلکه درباره رفتار و احساساتش نسبت به رئیسش فکر کند. او به سرعت متوجه شد که احساس نادیده گرفته شدن در جلسات، واکنش عاطفی عمیق‌تری از دوران کارهای قبلی را در او برانگیخته بود و این واکنش موجب ارسال آن ایمیل تکانشی شده بود. این درک به او کمک کرد تا بفهمد که قصد رئیسش احتمالاً نادیده گرفتن او نبوده، بلکه صرفاً پیشبرد جلسه در زمان مقرر بوده است.
2– گفت‌وگو را به موقع انجام دهیم.
وقتی مرتکب اشتباهی در مورد رئیس‌مان می‌شویم، اجتناب از گفت‌وگو به امید اینکه مسئله خودبه‌خود حل شود، به ندرت جواب می‌دهد. سکوت، خود به‌عنوان یک پیام تفسیر می‌شود: اجتناب، حالت دفاعی یا عدم مسئولیت‌پذیری. اگر زبان بدن تغییر کند و جلسات لغو شوند، این سیگنال‌های سکوت فاصله عاطفی بیشتری ایجاد می‌کنند که بعداً پرکردن آن سخت‌تر خواهد بود.
به همین دلیل، ضروری است که گفت‌وگو را ظرف ۲۴ تا ۴۸ ساعت پس از اشتباه آغاز کنیم. این زمان به ما فرصت می‌دهد تا تأمل کنیم و از نظر عاطفی آرام شویم، و در عین حال نشان‌دهنده بلوغ و فوریت ما برای حل مسئله است.
امیر کمی بیش از ۲۴ ساعت صبر کرد و سپس با زبانی ساده درخواست یک جلسه حضوری کرد: «چند دقیقه وقت دارید؟ می‌خواهم درباره موضوع مهمی صحبت کنم.»
او می‌دانست که نیازی نیست همه چیز، از جمله احساس نادیده گرفته شدنش، را فوراً حل کند. اما نشان دادن سریع تمایل به مسئولیت‌پذیری، جدیت او را نشان داد. منتظر ماندن طولانی‌تر، خطر بزرگ‌نمایی مسئله یا شکل‌گیری تصور ثابتی در ذهن رئیس را افزایش می‌دهد که بعداً تغییر آن دشوار خواهد بود.
3- مسئولیت اشتباه خود را بپذیریم؛ بدون توضیح اضافی.
پذیرش مسئولیت، اعتماد را می‌سازد. بهانه‌تراشی یا انداختن تقصیر به گردن دیگران آن اعتماد را از بین می‌برد. بنابراین، هدف این است که صادقانه عذرخواهی کنیم. به صورت مختصر و بدون التماس، زیرا رهبران به صداقت احترام می‌گذارند، نه به احساس ناامنی.
درک امیر از واکنش عاطفی‌اش به او کمک کرد تا مسئولیت کارش را بدون توجیه‌های طولانی بپذیرد. او سعی نکرد رفتارش را کوچک جلوه دهد یا تقصیر را به گردن رئیسش بیندازد؛ در عوض ساده و متمرکز بر تأثیر رفتارش گفت: «می‌خواهم اعتراف که ایمیل من نامناسب و غیرحرفه‌ای بود و این را می‌پذیرم که اجازه دادم ناامیدی بر من غلبه کند. برای رابطه کاری‌مان ارزش قائل هستم و متعهد هستم که برای بازسازی اعتماد با شما همکاری کنم.» همین! واضح، مستقیم و بدون توضیح اضافی یا انحراف به حاشیه.
گفت‌وگو کردن به‌صورت یک همکاری – نه یک اعتراف – از توجیه رفتار جلوگیری می‌کند. علاوه بر این به رئیس‌مان نشان می‌دهد که برای این گفت‌وگو فکر کرده‌ایم و علاوه بر قصد و نیتمان، بر آثار این اشتباه واقف هستیم.
4- راه‌حلی برای آینده پیشنهاد دهیم.
پس از نشان دادن مسئولیت‌پذیری، امیر گفت‌وگو را از گذشته به آینده تغییر داد. یک عذرخواهی صادقانه نشان‌دهنده پشیمانی است، اما پیشنهاد یک راه‌حل برای آینده، بلوغ، ابتکار و هوش عاطفی را نشان می‌دهد. ما فقط نمی‌گوییم «اشتباه کردم»، بلکه می‌گوییم «این‌گونه می‌خواهم بهتر شوم.»
با پیشرفت گفت‌وگو، راه‌حلی برای بازسازی اعتماد و بهبود رابطه پیشنهاد دهیم و آن را به‌عنوان دعوتی برای همکاری یا دریافت بازخورد مطرح کنیم. مثلاً: «در آینده، می‌خواهم در نحوه بیان نگرانی‌هایم دقت بیشتری کنم و آن‌ها را مستقیماً با شما در میان بگذارم تا مطمئن شوم به‌صورت مثبت مشارکت می‌کنم و پذیرای بازخورد شما هستم و قدردان راهنمایی‌تان خواهم بود.»
گفت‌وگو به این روش، باب همکاری را باز می‌گذارد. نشان می‌دهد که ما فقط به فکر کنترل آسیب نیستیم، بلکه به رشد و یادگیری از اشتباهات نیز متعهد هستیم.
5- رابطه را به مرور زمان بازسازی کنیم.
اعتماد نه در یک گفت‌وگو بلکه از طریق رفتارهای پایدار و روزمره بازسازی می‌شود. پس از پذیرش اشتباه و پیشنهاد راه‌حل، کار واقعی آغاز می‌شود: نشان دادن متعهد بودن به حرفه‌امان، عمل به تعهدات و افزایش روز به روز بلوغ عاطفی. در جلسات با دقت حاضر
شویم، آماده باشیم و تحت فشار آرامش خود را حفظ کنیم. کارهای کوچکی مانند پاسخ سریع به پیام‌ها، حمایت از اولویت‌های رئیس‌مان و ارائه راه‌حل‌ها، به مرور تصویر جدیدی از ما می‌سازند. انتظار صمیمیت فوری نداشته باشیم؛ در عوض بر تعهد و احترام تمرکز کنیم. اجازه دهیم اقدامات ما به آرامی اما واضح بگویند: «می‌توانی روی من حساب کنی.» این‌گونه است که اعتبار بازسازی می‌شود و رابطه‌ها ترمیم می‌شوند.
امیر در هفته‌های بعد از آن اتفاق، به آرامی در حال بازسازی اعتماد با رئیسش بود. وقتی یکی دیگر از ایده‌هایش در جلسه رد شد، امیر تا جلسه حضوری بعدی صبر کرد تا با کنجکاوی دلیل این رد شدن را بفهمد و به جای واکنش دفاعی، گوش داد و سوال پرسید. در اصل بر رابطه تمرکز کرد نه فقط بر نتیجه.
اگر نشان دهیم که از اشتباه درس گرفته‌ایم و این درس‌ها را در موقعیت بعدی به کار بگیریم، ترمیم شکاف با رئیس‌مان سریع‌تر اتفاق می‌افتد. امیر حتی وقتی رابطه هنوز شکننده به نظر می‌رسید، قدرت کنترل احساسات، فروتنی و شجاعت ادامه دادن را نشان داد. همه در محل کار مرتکب اشتباه می‌شوند؛ آنچه مسیر شغلی ما را تعریف می‌کند، اشتباه نیست، بلکه نحوه پاسخ دادن ما به آن و بازسازی شرایط است.
بدون دیدگاه